Mail Merge in Micorsoft Word 2007

માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં મેઈલ મર્જ (Mail Merge)

મેઈલ મર્જ એ માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડની એક ખૂબ જ ઉપયોગી સુવિધા છે, જેના દ્વારા એક જ પ્રકારના પત્ર, પ્રમાણપત્ર, આમંત્રણ પત્ર અથવા નોટિસને અનેક વ્યક્તિઓ માટે તેમના અલગ-અલગ નામ, સરનામા અને અન્ય વિગતો સાથે આપમેળે તૈયાર કરી શકાય છે.

ઉદાહરણ તરીકે, જો શાળાના 100 વિદ્યાર્થીઓને આમંત્રણ પત્ર મોકલવાનો હોય, તો દરેક વિદ્યાર્થીનું નામ અને સરનામું અલગ-અલગ ટાઇપ કરવાની જરૂર રહેતી નથી. મેઈલ મર્જ દ્વારા એક જ નમૂનાનો પત્ર તૈયાર કરીને તમામ વિદ્યાર્થીઓ માટે વ્યક્તિગત પત્રો બનાવી શકાય છે.

મેઈલ મર્જના ફાયદા

• સમય અને મહેનતની બચત થાય છે.

• એકસાથે ઘણા પત્રો તૈયાર કરી શકાય છે.

• માહિતી દાખલ કરવામાં ભૂલો ઓછી થાય છે.

• વ્યક્તિગત માહિતી સાથે વ્યાવસાયિક દસ્તાવેજો તૈયાર થાય છે.

ટૂંકમાં 

મેઈલ મર્જ એ MS Word ની એવી સુવિધા છે જે એક જ નમૂનાના દસ્તાવેજને અનેક વ્યક્તિઓ માટે તેમની વ્યક્તિગત માહિતી સાથે આપમેળે તૈયાર કરવાની સગવડ આપે છે. મોટા પાયે પત્રવ્યવહાર, પ્રમાણપત્રો અને આમંત્રણો બનાવવા માટે તે અત્યંત ઉપયોગી છે.

###################################################################################

મેઈલ મર્જના મુખ્ય ઘટકો

1. Main Document (મુખ્ય દસ્તાવેજ)

જેમાં પત્ર અથવા દસ્તાવેજનું સ્થિર લખાણ હોય છે.

2. Data Source (ડેટા સોર્સ)

જેમાં પ્રાપ્તકર્તાઓની માહિતી જેવી કે નામ, સરનામું, ફોન નંબર વગેરે સંગ્રહિત હોય છે. આ માહિતી Excel Sheet અથવા Word Table માં હોઈ શકે છે.

3. Merge Fields (મર્જ ફિલ્ડ્સ)

મુખ્ય દસ્તાવેજમાં જ્યાં વ્યક્તિગત માહિતી દાખલ કરવાની હોય ત્યાં મૂકવામાં આવતા ફિલ્ડ્સ.

4. Merged Document (મર્જ થયેલ દસ્તાવેજ)

Main Document અને Data Source ને જોડ્યા પછી તૈયાર થતો અંતિમ દસ્તાવેજ.

#######################################################

📧 મેઈલ મર્જના સોપાનો (Steps of Mail Merge in MS Word)

🔹 1. મુખ્ય દસ્તાવેજ (Main Document) તૈયાર કરો

સૌપ્રથમ MS Word માં પત્ર, આમંત્રણ, પ્રમાણપત્ર અથવા અન્ય જરૂરી દસ્તાવેજનું સામાન્ય લખાણ તૈયાર કરો.

ઉદાહરણ:

પ્રિય વિદ્યાર્થી,
આપને વાર્ષિકોત્સવ કાર્યક્રમમાં હાજરી આપવા માટે આમંત્રિત કરવામાં આવે છે.

---

🔹 2. ડેટા સોર્સ (Data Source) બનાવો

પ્રાપ્તકર્તાઓની વિગતો જેવી કે નામ, સરનામું, મોબાઇલ નંબર વગેરે Excel Sheet અથવા Word Table માં દાખલ કરો.

Name	Address	Mobile
રવિ	રાજકોટ	9876543210
મયુર	મોરબી	9876543211

---

🔹 3. Start Mail Merge પસંદ કરો

• Mailings ટેબ ખોલો.

• Start Mail Merge પર ક્લિક કરો.

• Letters, Labels, Envelopes અથવા E-mail Messages માંથી યોગ્ય વિકલ્પ પસંદ કરો.

---

🔹 4. Recipients પસંદ કરો

• Select Recipients પર ક્લિક કરો.

• Use Existing List વિકલ્પ દ્વારા Excel અથવા અન્ય ડેટા ફાઇલ પસંદ કરો.

---

🔹 5. Merge Fields ઉમેરો

દસ્તાવેજમાં જ્યાં વ્યક્તિગત માહિતી દર્શાવવી હોય ત્યાં Insert Merge Field નો ઉપયોગ કરો.

ઉદાહરણ:

પ્રિય «Name»
આપનું સરનામું: «Address»

---

🔹 6. Preview Results તપાસો

• Preview Results પર ક્લિક કરો.

• દરેક પ્રાપ્તકર્તા માટે દસ્તાવેજ કેવી રીતે દેખાશે તે તપાસો.

---

🔹 7. Finish & Merge કરો

• Finish & Merge વિકલ્પ પસંદ કરો.

• Print, Edit અથવા Email માટે જરૂરી વિકલ્પ પસંદ કરો.

• અંતિમ દસ્તાવેજ તૈયાર થઈ જશે.

---

################################################################################

મેઈલ મર્જ વિષે વિસ્તાર થી સમજવા માટે નીચે આપેલ લેખ વાંચો. જેમાં સ્ટેપ બાય સ્ટેપ શીખવાડવામાં આવેલ છે.

આપણે જાણીએ છીએ કે એક જ પત્ર, પરિપત્ર કે નોટિસ ઘણી બધી વ્યક્તિઓના નામજોગ લખવાના હોય તો પત્રમાંની વિગતો બદલાતી નથી પરંતુ તે પત્ર મેળવનારના નામ અને સરનામાં બદલાય છે.  

આ રીતે જો પત્ર લખવા હોય તો મોટાભાગે આપણે પત્રમાંથી સરનામાંની જગ્યા ખાલી રાખીએ અને પત્રમાંની વિગત લખી લઈએ છીએ અને તેનું પ્રિન્ટિંગ મેળવી લઈએ છે.  અને તેની જોઈતી સંખ્યામાં નકલો કે પ્રતો કઢાવી લઈએ અને ત્યારબાદ દરેક નકલો પર જુદી જુદી વ્યક્તિના નામ સરનામાં લખીને તે પત્ર મોકલી દઈએ છીએ. 

આ રીતે સૌ કોઈ પ્રોસેસ કરે છે.  પરંતુ તે સિવાય બીજો રસ્તો એ છે કે કમ્પ્યુટર માં જ તે પત્રની જરૂરી સંખ્યામાં કોપી કરી લઈએ અને દરેકમાં નામ સરનામાં લખીને દરેકનું પ્રિન્ટિંગ કરી લઈએ. પણ આમ કરવાથી કમ્પ્યુટર સ્ટોરેજનો વધુ ઉપયોગ અને થોડી મહેનત વધી જાય છે.

આ પ્રકારની મર્યાદાઓ દૂર કરવા માટે માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં મેઈલ મર્જ ઉમેરવામાં આવ્યું. મેઈલ મર્જ માટે સર્વ પ્રથમ એક ડેટા ફાઈલ તૈયાર કરવામાં આવે છે. તેમાં જેમને પત્ર મોકલવાના હોય તે વ્યક્તિ કે સંસ્થાના નામ સરનામાં દાખલ કરવામાં આવે છે. જેને ડેટા ફાઈલ અથવા એડ્રેસ બુક કહેવાય છે. ત્યારબાદ બીજી એક ફાઈલમાં પત્ર લખવામાં આવે છે. તેમાં નામ સરનામાં વાળી જગ્યામાં નામ અને સરનામાં દર્શાવતા ફિલ્ડ ના નામ લખવામાં આવે છે. જે ફિલ્ડનો ઉપયોગ ડેટા ફાઈલમાં નામ સરનામાં દાખલ કરવા માટે કરવામાં આવ્યો હોય તે જ ફિલ્ડનો અહીં ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો ડેટા ફાઈલ અને પત્રમાં વાપરવામાં આવેલા ફિલ્ડના નામ સરખા જ હોવા જોઈએ. એકવાર પત્ર લખી લીધા પછી ડેટા ફાઈલમાંના ડેટા (નામ સરનામાં)નું વિલીનીકરણ પત્ર ફાઈલમાં કરવામાં આવે છે. આમ કરવાથી આપણી ડેટા ફાઈલમાં જેટલા ડેટા હોય છે તેટલા પત્રો આપોઆપ તૈયાર થઈ જાય છે.

આ આખી પ્રક્રિયાને મેઈલ મર્જ કહે છે. 

આ પ્રક્રિયા કઈ રીતે થાય છે તે માટેના સોપાનો નીચે મુજબ છે..

Mail Merge ના સોપાનો :-

1. સૌપ્રથમ Word માં એક પત્ર કે ડોક્યુમેન્ટ બનાવો. જેમાં નામ અને સરનામાં લખવાના છે.. તે જગ્યા ખાલી રાખો..

To.

Mr.________________________

__________________________

__________________________

__________________________

Sub :- Annual Exam Related

2. આ રીતે બનાવેલ ડોક્યુમેન્ટ સેવ કરેલ હોય તો ઓપન કરો.

3. ત્યારબાદ mailing રિબન માંથી Step by Step Mail Merge Wizard પસંદ કરો.

ત્યાર બાદ Letters ઓપશન સિલેક્ટ કરવાનું રહેશે.

અને Next Starting Document પર ક્લિક કરવું.

જેમાંથી આપણે બનાવેલો પત્ર ઉપયોગમાં લેવા માટે Select the starting document. માંથી Use the current document  સીલેક્ટ કરી  Next: Select recipients. પર ક્લિક કરવું.

• 
  
હવે જે ડોક્યુમેન્ટ માં નામ સરનામાં ની જગ્યાએ કર્સર રાખી નીચે દર્શાવેલ ઓપશન માંથી Select recipients. પસંદ કરી  તેમાંથી Type a new list પર ક્લિક કરી અને પછી Create ઓપશન પર ક્લિક કરવાનું રહેશે.

• નવું સરનામાં પત્રક બનાવવા માટે નીચે મુજબ ડાયલોગ બોક્સમાં ફિલ્ડ પ્રમાણે એન્ટ્રી કરવાની હોય છે.   જે માટે Create a list ~~ New Address List ~~~ dialog box માં  New entry દ્વારા નામ સરનામાંં  શકો છો.
   


• ત્યાર બાદ લિસ્ટને Save કરી લો.


• આ લિસ્ટ બની ગયા પછી ખાસ ધ્યાન રાખો.. ફરી પાછા નીચે દર્શાવેલ ડાયલોગ બોક્સ અનુસાર જે પત્ર બનાવેલ છે . તેને ઉપયોગમાં લેવા માટે  Use an existing list બટન સિલેક્ટ કરી  edit the recipient list  list પર ક્લિક કરવુુ.

• જેમાં જોઈતા રેકોર્ડ  select અને unselect ચેકસ દ્વારા  પસંદ કરી  OK બટન press કરવું.

ત્યારબાદ Write your letter ના ઓપશન પર ક્લિક કરો.

• Write your letter ના ઓપશન પર ક્લિક કરતા Address block માંથી જોઈતા ફિલ્ડ પસંદ કરવા

•  Insert Address Block dialog box માં પસંદગીના ફિલ્ડનો  check અને uncheck   દ્વારા નીચે મુજબ દેખાય છે તે મુજબ પસંદ કરી ok આપવું.

•  Match Fields ના ઉપયોગ થી સુુધારો કરી શકાય.
  

ત્યાર પછી ગ્રીટિંગ લાઇન લખ્યા પછી.. 

Preview your letter પર  click કરી 

Next: Complete the merge. દ્વારા દરેક સરનામાં સાથે પત્ર મર્જ થઈ જશે અને અલગ અલગ નામ અને સરનામાં વાળા જેટલા પત્રો હશે તે જોવા મળશે.. તેની પ્રિન્ટ કાઢી શકાય છે.

STEP 3: Organize your data

STEP 4: Insert Merge Fields

STEP 5: Use rules if desired

STEP 6: Preview your documents

STEP 7: Finish and create your merged document