OpenOffice Spreadsheet (Calc) માં Marksheet બનાવવાના સોપાનો
Step 1 to Step 19 (OpenOffice Calc Tutorial)
Step 1 : સૌપ્રથમ OpenOffice શરૂ કરો.
Step 2 : Spreadsheet (Calc) પસંદ કરીને નવી Blank Spreadsheet ખોલો.
Step 3 : A1 થી G1 સુધીના સેલ પસંદ કરો.
Step 4 : Format → Merge Cells → Merge and Center Cells પર ક્લિક કરો.
Step 5 : તેમાં NIRAV PRIMARY SCHOOL લખો.
Step 6 : લખાણને Bold, મોટા Font Size માં રાખી Center Alignment આપો.
Step 7 : A2 થી G2 સુધીના સેલ પસંદ કરીને ફરી Merge and Center Cells કરો.
Step 8 : તેમાં Marksheet-2018 લખો અને તેને Bold કરો.
Step 9 : ત્રીજી હરોળ (Row 3) માં નીચે મુજબના Headings લખો.
| Cell | લખાણ |
|---|---|
| A3 | No |
| B3 | Name |
| C3 | Science |
| D3 | Maths |
| E3 | English |
| F3 | Marks Obt. |
| G3 | Per % |
Step 10 : તમામ Headings ને Bold, Center Alignment અને જરૂર મુજબ Background Color આપો.
Step 11 : A4 થી A8 સુધી ક્રમાંક (1 થી 5) લખો.
Step 12 : B4 થી G8 સુધી વિદ્યાર્થીઓની વિગતો દાખલ કરો અથવા જગ્યા રાખો.
Step 13 : સમગ્ર કોષ્ટક A3:G8 પસંદ કરો.
Step 14 : Format → Cells → Borders માં જઈ All Borders પસંદ કરો અને OK કરો.
Step 15 : Column Width સેટ કરો
| Column | Width |
|---|---|
| Column A | 6 |
| Column B | 20 |
| Column C થી G | 12 થી 15 |
નોંધ :
કૉલમની બોર્ડર ખેંચીને (Drag કરીને) પણ Column Width વધારી શકાય છે.
કૉલમની બોર્ડર ખેંચીને (Drag કરીને) પણ Column Width વધારી શકાય છે.
Step 16 : જરૂર હોય તો શીર્ષકને વધુ આકર્ષક બનાવવા Font Size વધારો અને Horizontal તથા Vertical Center Alignment આપો.
Step 17 : File → Save As પર ક્લિક કરો.
Step 18 : ફાઇલનું નામ (જેમ કે Marksheet.ods) આપો.
Step 19 : Save બટન પર ક્લિક કરીને ફાઇલ સાચવો.
OpenOffice Spreadsheet માં Name અને Per% નો Column Chart બનાવવાના સોપાનો
(Page No. 26) | OpenOffice Calc Tutorial
Step 1 :
સૌપ્રથમ તૈયાર કરેલી Marksheet ફાઇલ OpenOffice Calc માં ખોલો.
સૌપ્રથમ તૈયાર કરેલી Marksheet ફાઇલ OpenOffice Calc માં ખોલો.
Step 2 :
વિદ્યાર્થીઓના Name અને Per% ની માહિતી ધરાવતા સેલ પસંદ કરો.
ઉદાહરણ :
જો બંને કૉલમ એકબીજાની બાજુમાં ન હોય, તો પહેલાં B3:B8 પસંદ કરો અને ત્યારબાદ Ctrl કી દબાવી રાખીને G3:G8 પસંદ કરો.
વિદ્યાર્થીઓના Name અને Per% ની માહિતી ધરાવતા સેલ પસંદ કરો.
ઉદાહરણ :
| Column | Range |
|---|---|
| Name | B3:B8 |
| Per% | G3:G8 |
Step 3 :
મેનુમાંથી Insert → Chart પર ક્લિક કરો.
મેનુમાંથી Insert → Chart પર ક્લિક કરો.
Step 4 :
Chart Wizard ખુલશે. તેમાં Chart Type → Column પસંદ કરો.
Chart Wizard ખુલશે. તેમાં Chart Type → Column પસંદ કરો.
Step 5 :
Variants માં Normal Column પસંદ કરો અને Next પર ક્લિક કરો.
Variants માં Normal Column પસંદ કરો અને Next પર ક્લિક કરો.
Step 6 :
Data Range વિભાગમાં નીચે મુજબ સેટિંગ કરો.
Data Range વિભાગમાં નીચે મુજબ સેટિંગ કરો.
- ✔ Data series in Columns
- ✔ First row as label
- ✔ First column as label
- ત્યારબાદ Next પર ક્લિક કરો.
Step 7 :
Data Series વિભાગમાં Name અને Per% યોગ્ય રીતે દર્શાવાય છે કે નહીં તે ચકાસો. બધું યોગ્ય હોય તો Next પર ક્લિક કરો.
Data Series વિભાગમાં Name અને Per% યોગ્ય રીતે દર્શાવાય છે કે નહીં તે ચકાસો. બધું યોગ્ય હોય તો Next પર ક્લિક કરો.
Step 8 :
Chart Elements વિભાગમાં નીચે મુજબ માહિતી દાખલ કરો.
Chart Elements વિભાગમાં નીચે મુજબ માહિતી દાખલ કરો.
| Option | Value |
|---|---|
| Title | Student Percentage Chart |
| X-Axis | Student Name |
| Y-Axis | Percentage (%) |
| Legend | Display Legend ✔ |
Step 9 :
Finish બટન પર ક્લિક કરો.
Finish બટન પર ક્લિક કરો.
Step 10 :
હવે વર્કશીટમાં Name અને Per% આધારિત Column Chart તૈયાર થઈ જશે.
હવે વર્કશીટમાં Name અને Per% આધારિત Column Chart તૈયાર થઈ જશે.
Step 11 :
ચાર્ટનું કદ બદલવા માટે ચાર્ટ પસંદ કરીને તેના ખૂણાના Handles ખેંચો.
ચાર્ટનું કદ બદલવા માટે ચાર્ટ પસંદ કરીને તેના ખૂણાના Handles ખેંચો.
Step 12 :
ચાર્ટને અન્ય જગ્યાએ ખસેડવા માટે તેને પસંદ કરીને Drag and Drop કરો.
ચાર્ટને અન્ય જગ્યાએ ખસેડવા માટે તેને પસંદ કરીને Drag and Drop કરો.
નોંધ :
ઉપરોક્ત તમામ સોપાનોને અનુસરીને OpenOffice Calc માં Marksheet ના Name અને Per% ના આધારે સરળતાથી સુંદર Column Chart તૈયાર કરી શકાય છે.
ઉપરોક્ત તમામ સોપાનોને અનુસરીને OpenOffice Calc માં Marksheet ના Name અને Per% ના આધારે સરળતાથી સુંદર Column Chart તૈયાર કરી શકાય છે.
OpenOffice Spreadsheet માં માર્કશીટ તૈયાર કર્યા પછી Formula ની મદદથી Maximum અને Minimum નંબર શોધવાના સ્ટેપ્સ
(Page No. 27)
Step 1 : OpenOffice Calc શરૂ કરો
- Start → OpenOffice → Calc ખોલો.
Step 2 : શીર્ષક (Title) લખો
- A1 સેલમાં લખો : NIRAV PRIMARY SCHOOL
- A2 સેલમાં લખો : Marksheet-2018
- જરૂર હોય તો A1:G1 અને A2:G2 ને Merge Cells કરીને Center Align કરો.
Step 3 : હેડિંગ (Heading) લખો
| Cell | લખાણ |
|---|---|
| A3 | No |
| B3 | Name |
| C3 | Science |
| D3 | Maths |
| E3 | English |
| F3 | Maximum |
| G3 | Minimum |
Step 4 : વિદ્યાર્થીઓની વિગતો દાખલ કરો
| No | Name | Science | Maths | English |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nayan | 52 | 45 | 46 |
| 2 | Mahesh | 45 | 56 | 62 |
| 3 | Ramesh | 82 | 79 | 81 |
| 4 | Ram | 62 | 58 | 72 |
| 5 | Shyam | 54 | 44 | 69 |
Step 5 : Maximum માર્ક શોધવાની Formula
F4 સેલમાં નીચેનું Formula લખો.
=MAX(C4:E4)
ત્યારબાદ Enter દબાવો.
હવે F4 સેલના નીચેના જમણા ખૂણેથી Fill Handle પકડીને F8 સુધી Drag કરો.
Step 6 : Minimum માર્ક શોધવાની Formula
G4 સેલમાં નીચેનું Formula લખો.
=MIN(C4:E4)
ત્યારબાદ Enter દબાવો.
હવે G4 સેલના Fill Handle ને G8 સુધી Drag કરો.
Step 7 : ટેબલને સુંદર બનાવો
- તમામ સેલ પસંદ કરો.
- Format → Cells → Borders દ્વારા Border આપો.
- Heading ને Bold કરો.
- Center Alignment આપો.
- Column Width AutoFit કરો.
Step 8 : ફાઇલ Save કરો
- File → Save As
- ફાઇલનું નામ લખો : Marksheet-2018.ods
- Save પર ક્લિક કરો.
ઉપયોગમાં લેવાયેલા Formula
| કાર્ય | Formula |
|---|---|
| Maximum Marks | =MAX(C4:E4) |
| Minimum Marks | =MIN(C4:E4) |
નોંધ :
આ પ્રમાણે OpenOffice Calc માં MAX() અને MIN() Formula નો ઉપયોગ કરીને દરેક વિદ્યાર્થીના Maximum તથા Minimum માર્ક્સ આપોઆપ મેળવી શકાય છે.
આ પ્રમાણે OpenOffice Calc માં MAX() અને MIN() Formula નો ઉપયોગ કરીને દરેક વિદ્યાર્થીના Maximum તથા Minimum માર્ક્સ આપોઆપ મેળવી શકાય છે.
OpenOffice Calc માં 25 તાલીમાર્થીની માહિતી Sheet બનાવવાના Steps
(Page No. 28)
Step–1 : OpenOffice Calc શરૂ કરો
- તમારા કમ્પ્યુટરમાં OpenOffice Calc ખોલો.
- નવી Spreadsheet (Untitled 1) ખુલશે.
Step–2 : Column Heading લખો
| Cell | Heading |
|---|---|
| A1 | No. |
| B1 | Name |
| C1 | City |
| D1 | Birthdate |
| E1 | Mobile Number |
| F1 | F.Y.D.El.Ed. Per% |
Step–3 : Heading ને Format કરો
- A1 થી F1 સેલ પસંદ કરો.
- Bold (Ctrl+B) કરો.
- Light Gray Background આપો.
- Center Alignment કરો.
Step–4 : Column Width વધારો
દરેક Column ની પહોળાઈ માહિતી પ્રમાણે વધારો જેથી તમામ લખાણ સ્પષ્ટ દેખાય.Step–5 : Sample Records દાખલ કરો
- A2 થી F26 સુધી કુલ 25 વિદ્યાર્થીઓના Records દાખલ કરો.
- Name, City, Birthdate, Mobile Number અને Percentage અંગ્રેજીમાં લખો.
Step–6 : Birthdate Format કરો
- D Column પસંદ કરો.
- Format → Cells → Numbers → Date પસંદ કરો.
- જરૂરી Date Format પસંદ કરો.
Step–7 : Percentage દાખલ કરો
F Column માં દરેક વિદ્યાર્થીનું Percentage લખો.
68.50 74.20 91.80 83.40
Step–8 : Border આપો
- સમગ્ર Table (A1:F26) પસંદ કરો.
- Format → Cells → Borders → All Borders પસંદ કરો.
Step–9 : Save કરો
- File → Save As
- File Name : Student_Data.ods
- Save બટન પર ક્લિક કરો.
નોંધ :
OpenOffice Calc માં સાચવેલ ફાઇલનું Extension .ods હોય છે.
OpenOffice Calc માં સાચવેલ ફાઇલનું Extension .ods હોય છે.
Student_Data_25_Records.ods ફાઇલમાં Name Column ને A to Z મુજબ Sort કરવાના Steps
Step–1 : ફાઇલ ખોલો
- Student_Data_25_Records.ods ફાઇલ OpenOffice Calc માં ખોલો.
Step–2 : સંપૂર્ણ Table પસંદ કરો
- A1 થી F26 સુધીનો સંપૂર્ણ Data પસંદ કરો.
- Heading સહિત સંપૂર્ણ Table Select કરો.
Step–3 : Data Menu ખોલો
- Menu Bar → Data
- Sort... પસંદ કરો.
Step–4 : Sort Key પસંદ કરો
- Sort Key 1 → Name
- Ascending પસંદ કરો.
- (Ascending એટલે A થી Z ક્રમ.)
Step–5 : OK પર ક્લિક કરો
પરિણામ : હવે તમામ વિદ્યાર્થીઓના નામ A થી Z ક્રમમાં ગોઠવાઈ જશે.Name Column ને Z to A મુજબ Sort કરવાના Steps
Step–1 અને Step–2 ઉપર મુજબ જ રહેશે.
Step–3 : Sort Key પસંદ કરો
- Sort Key 1 → Name
- Descending પસંદ કરો.
- (Descending એટલે Z થી A ક્રમ.)
Step–4 : OK પર ક્લિક કરો
પરિણામ : હવે તમામ વિદ્યાર્થીઓના નામ Z થી A ક્રમમાં ગોઠવાઈ જશે.મહત્વપૂર્ણ નોંધ
- હંમેશા માત્ર Name Column નહીં પરંતુ સંપૂર્ણ Table (A1:F26) પસંદ કરો.
- નહીં તો Name તો Sort થઈ જશે પરંતુ City, Birthdate, Mobile Number અને Percentage ખોટી રીતે ગોઠવાઈ જશે.
- જો Heading પણ પસંદ કરી હોય તો Range contains column labels વિકલ્પ ચાલુ રાખવો.
- આવી જ રીતે Per% ને પણ Ascending તથા Descending ક્રમમાં Sort કરી શકાય છે.
OpenOffice Calc માં Pay Slip (પગાર બીલ) તૈયાર કરવાના સોપાનો
(Page No. 29)
Step–1 : OpenOffice Calc શરૂ કરો
- OpenOffice Calc Program શરૂ કરો.
Step–2 : નવી Spreadsheet બનાવો
- Menu માંથી File → New → Spreadsheet પસંદ કરો.
Step–3 : પ્રથમ શીર્ષક લખો
- A1:M1 સુધીના સેલ પસંદ કરો.
- Merge Cells કરો.
- નીચેનું લખાણ લખો.
NIRAV D.El.Ed. College, Ahmedabad
Step–4 : બીજું શીર્ષક લખો
- A2:M2 સુધી Merge Cells કરો.
- નીચેનું લખાણ લખો.
Pay Slip - Month : July - 2018
Step–5 : Column Heading લખો
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| No. | Name | Basic Pay | D.A. (105%) |
HRA (10%) |
CLA (240) |
Medical (300) |
Gross Salary | GPF | GIS (80) |
Prof Tax (200) |
Total Deduction | Net Salary |
Step–6 : કર્મચારીઓની માહિતી દાખલ કરો
- 10 કર્મચારીઓની માહિતી દાખલ કરો.
Step–7 : D.A. (105%) ની Formula
=C4*105%
Step–8 : HRA (10%) ની Formula
=C4*10%
Step–9 : CLA દાખલ કરો
દરેક કર્મચારી માટે 240 લખો.Step–10 : Medical Allowance
દરેક કર્મચારી માટે 300 લખો.Step–11 : Gross Salary ની Formula
=SUM(C4:G4)
Step–12 : GPF દાખલ કરો
દરેક કર્મચારી માટે 3600 લખો.Step–13 : GIS દાખલ કરો
દરેક કર્મચારી માટે 80 લખો.Step–14 : Professional Tax
દરેક કર્મચારી માટે 200 લખો.Step–15 : Total Deduction ની Formula
=SUM(I4:K4)
Step–16 : Net Salary ની Formula
=H4-L4
Step–17 : Formula Copy કરો
D4:M4 માં લખેલા તમામ Formula ને Fill Handle વડે નીચેના તમામ કર્મચારીઓ સુધી Copy કરો.Step–18 : Table Format કરો
- All Borders આપો.
- Center Alignment કરો.
- Heading ને Bold કરો.
Step–19 : Number Format
જરૂરી હોય તો Currency (₹) અથવા Number Format લાગુ કરો.Step–20 : File Save કરો
- File → Save As
- File Name : PAY SLIP.ods
- Save બટન પર ક્લિક કરો.
ઉપયોગમાં લેવાયેલા Formula
| કાર્ય | Formula |
|---|---|
| D.A. (105%) | =C4*105% |
| HRA (10%) | =C4*10% |
| Gross Salary | =SUM(C4:G4) |
| Total Deduction | =SUM(I4:K4) |
| Net Salary | =H4-L4 |
નોંધ :
- Formula માત્ર પ્રથમ કર્મચારી માટે લખો.
- ત્યારબાદ Fill Handle વડે બાકીના તમામ કર્મચારીઓ સુધી Copy કરો.
- અંતે Table ને All Borders, Bold Heading તથા Currency Format આપવાથી Pay Slip વધુ આકર્ષક દેખાશે.