Microsoft Excel 2007 માં Sorting અને Filtering ની પ્રક્રિયા ઉદાહરણ સાથે સમજાવો
1. Sorting (સોર્ટિંગ)
Sorting એટલે શું?
Sorting એટલે Excel માં રહેલા ડેટાને ચોક્કસ ક્રમમાં ગોઠવવાની પ્રક્રિયા. ડેટાને ચડતા ક્રમ (Ascending – A થી Z, નાનાથી મોટા) અથવા ઊતરતા ક્રમ (Descending – Z થી A, મોટાથી નાના) પ્રમાણે ગોઠવી શકાય છે.
Sorting કરવાના સોપાનો
Microsoft Excel 2007 ખોલો.
જે ડેટાને ગોઠવવો હોય તે સિલેક્ટ કરો.
Data ટેબ પર ક્લિક કરો.
Sort & Filter ગ્રુપમાં Sort પર ક્લિક કરો.
Sort by માં જે કોલમ પ્રમાણે ગોઠવવું હોય તે પસંદ કરો.
Order માં
Ascending (A to Z / Smallest to Largest) અથવા
Descending (Z to A / Largest to Smallest) પસંદ કરો.
OK પર ક્લિક કરો.
Sorting નું ઉદાહરણ
Sorting પહેલાં
| વિદ્યાર્થીનું નામ | ગુણ |
|---|---|
| રમેશ | 65 |
| મહેશ | 82 |
| સુરેશ | 75 |
| કિરણ | 90 |
ગુણના આધારે મોટા થી નાના (Descending) ક્રમમાં Sorting કર્યા પછી
| વિદ્યાર્થીનું નામ | ગુણ |
|---|---|
| કિરણ | 90 |
| મહેશ | 82 |
| સુરેશ | 75 |
| રમેશ | 65 |
2. Filtering (ફિલ્ટરિંગ)
Filtering એટલે શું?
Filtering એટલે આપેલી શરત અનુસાર જરૂરી માહિતી જ દર્શાવવાની અને બાકીની માહિતીને થોડા સમય માટે છુપાવી દેવાની પ્રક્રિયા. તેનાથી મોટી માહિતીમાંથી જરૂરી માહિતી ઝડપથી શોધી શકાય છે.
Filtering કરવાના સોપાનો
ડેટા સહિત હેડિંગ સિલેક્ટ કરો.
Data ટેબ પર ક્લિક કરો.
Sort & Filter ગ્રુપમાં Filter પર ક્લિક કરો.
દરેક હેડિંગ પાસે ▼ (Drop-down Arrow) દેખાશે.
જે કોલમમાં ફિલ્ટર લગાવવો હોય તેના ▼ પર ક્લિક કરો.
જરૂરી મૂલ્ય (Value) અથવા શરત (Condition) પસંદ કરો.
OK પર ક્લિક કરો.
Filtering નું ઉદાહરણ
મૂળ માહિતી
| વિદ્યાર્થીનું નામ | વર્ગ | ગુણ |
|---|---|---|
| રમેશ | B.Ed | 65 |
| મહેશ | BCA | 82 |
| સુરેશ | B.Ed | 75 |
| કિરણ | BCA | 90 |
જો માત્ર B.Ed ના વિદ્યાર્થીઓ દર્શાવવા હોય તો ફિલ્ટર કર્યા પછી પરિણામ
| વિદ્યાર્થીનું નામ | વર્ગ | ગુણ |
|---|---|---|
| રમેશ | B.Ed | 65 |
| સુરેશ | B.Ed | 75 |
Sorting અને Filtering વચ્ચેનો તફાવત
| Sorting (સોર્ટિંગ) | Filtering (ફિલ્ટરિંગ) |
|---|---|
| ડેટાને ક્રમમાં ગોઠવે છે. | શરત મુજબનો ડેટા જ દર્શાવે છે. |
| ડેટાનો ક્રમ બદલાય છે. | ડેટાનો ક્રમ બદલાતો નથી, માત્ર બિનજરૂરી માહિતી છુપાય છે. |
| સરખામણી અને ગોઠવણી માટે ઉપયોગી છે. | જરૂરી માહિતી ઝડપથી શોધવા માટે ઉપયોગી છે. |
Sorting ના ફાયદા
ડેટા વ્યવસ્થિત ગોઠવાય છે.
સૌથી વધુ અથવા સૌથી ઓછા મૂલ્યો સરળતાથી જાણી શકાય છે.
માહિતીનું વિશ્લેષણ સરળ બને છે.
Filtering ના ફાયદા
જરૂરી માહિતી ઝડપથી મેળવી શકાય છે.
મોટા ડેટામાંથી ચોક્કસ માહિતી શોધવામાં સમય બચે છે.
માહિતીનું વિશ્લેષણ સરળ અને અસરકારક બને છે.
ટૂંકમાં
Sorting દ્વારા Excel માં માહિતી ચડતા અથવા ઊતરતા ક્રમમાં ગોઠવી શકાય છે, જ્યારે Filtering દ્વારા ચોક્કસ શરત મુજબની માહિતી જ દર્શાવી શકાય છે. બંને સુવિધાઓ Excel માં ડેટા મેનેજમેન્ટ અને વિશ્લેષણને સરળ, ઝડપી અને અસરકારક બનાવે છે.